Jak na efektivní práci v Gmailu

23 ledna

Pro efektivní práci s emailovou schránkou v ní potřebujete především mít pořádek. Nesmí se vám stát, že budete nějaký starší email dlouho hledat, a už vůbec ne, že budete například neustále dokola vypisovat plné emailové adresy na osoby, se kterými často komunikujete. Dnes vám tedy přináším pár triků, jak na efektivní práci v Gmailu.

Odhlaste se z odběrů novinek, které vás nezajímají

Pokud jste si někdy něco objednali přes internet, většinou se vás daná společnost bude snažit informovat o nových výhodných slevách v podobě mnoha reklamních emailů. Pokud vás opravdu zajímají, odebírejte je. Pokud vám ale jejich frekvence vadí a nemají pro vás tyto emaily de facto žádnou informační hodnotu, odběr zrušte. Je důležité udržovat emailovou schránku bez zbytečného odpadu, což většinou tato reklamní sdělení jsou.

Odstraňte emaily, které už nebudete potřebovat

Ne, opravdu nepotřebujeme deset let ukládat soubory z laboratorních prací ze základní školy. Stejně tak nemusíte mít v emailové schránce archivované objednávky na výrobky, jejichž záruční doba už dávno vypršela. Najděte si čas a propracujte se email po emailu svou schránkou a vymažte z ní vše, co už nebudete potřebovat. Nepoužívejte jako argument pro uchování tohoto "smetí" to, že máte schránku s neomezenou kapacitou. Nejde totiž o velikost, kterou emaily zabírají, ale o to, abyste o nich měli přehled a dobře se vám v nich orientovalo.

Naučte se rychle vyhledávat

Připojuji pár triků, jak co nejefektivněji organizovat emailovou schránku, resp. jak snadno vyhledat emaily starší než je určité datum, případně jak vyhledat emaily obsahující zbytečně velké přílohy.

Následující texty zadáváte do vyhledávajícího políčka v Gmailu.

  • before:2016/05/15 - vyhledání emailů doručených před 15. květnem 2016
  • size:5m - vyhledání emailů s přílohou o velikosti 5 MB
  • larger-5m - vyhledání emailů s přílohou větší než 5 MB
  • has:attachment - vyhledat všechny emaily, které obsahují přílohu
  • has:attachment jpg - vyhledat všechny emaily, které obsahují přílohu ve formátu jpg
  • older_than:1y - vyhledat všechny emaily, které jsou starší více než jeden rok
Podobných vyhledávacích pomůcek existuje pochopitelně mnoho a lze je mezi sebou kombinovat. Pokud se s nimi naučíte pracovat, bude pro vás jakékoliv vyhledávání hračkou.

Minimalizujte si prostředí emailové schránky

Dřív bylo potřeba instalovat si spoustu doplňků do prohlížeče, aby váš Gmail dostal minimalistickou podobu, díky které jste získali skvělý přehled. Dnes už to ale není potřeba, jelikož Gmail samotný minimalistický je, jen si jej musíte mírně poupravit.

náhled mé emailové schránky

  • Nastavte si zobrazení jen těch složek (štítků), ve kterých se nachází nějaký email. Prázdné složky opravdu vidět nepotřebujete.
  • Vyberte si  kategorie, které se mají zobrazovat jako karty v doručené poště (nastavení - doručená pošta). Bohatě vám bude stačit jen jedna kategorie a to "primární"
  • Motiv použijte takový, přes který budou emaily dobře čitelné.

Naučte se používat klávesové zkratky

Klávesové zkratky jsou bohužel věc, kterou jsem se nikdy nenaučila pořádně využívat v žádné aplikaci. Ale plně si uvědomuji, jaká je to pro mě nevýhoda, a že tohle je přesně věc, která by mi k zefektivnění práce v Gmailu hodně pomohla. Gmail totiž umožňuje i možnost nastavení vlastních klávesových zkratek, takže nejste nuceni si pamatovat nějaké krkolomné kombinace od vývojářů. Přesto se na jejich seznam můžete alespoň podívat zde.

Udělejte si pořádek v kontaktech

Nikdy jsem si pořádně neuvědomovala, jak moc je důležité mít pořádek v kontaktech, dokud jsem jich v práci nezačala používat opravdu velké množství. Různé skupiny lidí, různé instituce, různé hodnosti - to vše je třeba rozlišovat, abyste pak nemuseli z celého seznamu kontaktů pracně vyhledávat jednotlivé emaily na těch třicet osob, které právě potřebujete pozvat na poradu. Editace kontaktů vám zabere nějakou tu chvilku, ale v budoucnu vám jich mnoho ušetří.

Naučte se používat štítky a filtry

Kategorie rozdělené podle toho, čeho se emaily týkají, a jak moc jsou urgentní, je to nejlepší, co pro svoji emailovou schránku můžete udělat. Jakmile vám přijde email, hned jej zařaďte tam, kam patří. Tento bod si můžete usnadnit tím, že příchozím emailům přidělíte různé filtry. Já mám například nastaveno, že každý email s koncovkou mého zaměstnavatele (zkrátka od kohokoliv z práce), automaticky přijde do složky "Work". Nabídky knih k recenzím mi pro změnu chodí přímo do složky "Books". Zkrátka a dobře každý email by měl mít své místo už v okamžiku, kdy vám přistane v emailové schránce. Zůstane vám tak jen několik emailů, které budou čekat na vaše roztřídění a zpracování.

Zdroj obrázku v záhlaví: 1

Podobné články

0 komentářů

Děkuji za každý komentář. ♥

Archiv blogu

Podporuji a jsem členem

Podporuji a jsem členem